Posta elettronica certificata - Diventa obbligatoria per imprese e professionisti

Con decreto anticrisi è scattato l'obbligo dell’istituzione della “Pec” da parte di società, professionisti e p.a. Lo scopo è di munire tutte le imprese di un vero e proprio domicilio elettronico presso il quale effettuare ogni tipo di comunicazione.

Con l’art. 16, commi 6 e 7 del D.L. 29 novembre 2008 n. 185, convertito in L. 28 gennaio 2009, n. 2 è scattato l’obbligo per le imprese,  per i professionisti e per le pubbliche amministrazioni di istituire una sezione virtuale della sede legale tramite la Posta elettronica certificata (Pec).

Accanto alla tradizionale sede fisica – che per le società viene individuata con l’indicazione del Comune (indicazione che viene riportata di norma nello statuto societario) via e numero civico (indicazione riportata nel solo modello di domanda di iscrizione nel registro delle imprese ex art. 111 ter delle disposizioni di attuazione del codice civile) si pone la cosiddetta sede elettronica certificata identificata tramite la posta elettronica certificata.

L’obbligo di munirsi di una casella di Posta Elettronica Certificata (Pec) da indicare in sede di iscrizione al registro delle imprese riguarda:

• le società di nuova costituzione;
  
• tutte le società già costituite  che avranno  tempo tre anni per uniformarsi alla nuova normativa. 

Lo scopo della disposizione normativa è di munire tutte le imprese di un vero e proprio domicilio elettronico al quale potrà essere effettuato ogni tipo di comunicazione.

Tale indirizzo di Pec è richiesto, nella prassi instauratasi, a pena di rifiuto di iscrizione nel registro delle imprese.

La casella di posta elettronica certificata è facilmente acquistabile on line rivolgendosi ai soggetti abilitati dal CNIPA (in www.cnipa.it).

L'iscrizione dell'indirizzo di posta elettronica certificata nel Registro delle imprese e le sue successive eventuali variazioni sono esenti dall'imposta di bollo e dai diritti di segreteria.

Posta elettronica certificata

La Pec è uno strumento che permette di dare, ad un messaggio di posta elettronica, lo stesso valore di una raccomandata con ricevuta di ritorno tradizionale.

La Pec aggiunge inoltre la certificazione circa il contenuto del messaggio. Al momento dell'invio di una mail Pec, infatti, il gestore Pec del mittente invierà al mittente una ricevuta che costituirà valore legale dell'avvenuta (o mancata) trasmissione del messaggio con precisa indicazione temporale del momento in cui la mail Pec è stata inviata.

Ugualmente il gestore del destinatario, dopo aver depositato il messaggio Pec nella casella del destinatario, fornirà al mittente una ricevuta di avvenuta consegna, con l'indicazione del momento temporale nel quale tale consegna è avvenuta.

In caso di smarrimento di una delle ricevute presenti nel sistema Pec è possibile disporre, presso i gestori del servizio, di una traccia informatica avente lo stesso valore legale in termini di invio e ricezione, per un periodo di trenta mesi, secondo quanto previsto dalle normative sotto citate.

Dal punto di vista dell'utente, una casella di posta elettronica certificata non si differenzia da una casella di posta normale, cambia solo per quello che riguarda il meccanismo di comunicazione sul quale si basa la Pec e sulla presenza di alcune ricevute inviate dai gestori Pec mittente e destinatario.

La posta elettronica certificata, infatti, deve seguire le regole fissate dal D.P.R. 68/2005 e dalle successive regole da esso previste.

Queste norme, insieme ad altre (in particolare il Codice dell’Amministrazione Digitale), ne stabiliscono la validità legale, le regole e le modalità di utilizzo.

In particolare, il servizio può essere erogato esclusivamente dai gestori accreditati presso il CNIPA che è l’organo pubblico preposto al controllo della posta elettronica certificata.

Per la Pec devono essere usati domini dedicati (un dominio di Pec non contiene caselle email non-Pec).

Il valore giuridico della Pec è del tutto equiparato non solo alla tradizionale raccomandata A/R ma anche alle notificazioni a mezzo posta, ove consentite dalla legge (art. 48, Codice dell'amministrazione digitale).

Ogni interessato - in possesso di Pec - potrà così notificare atti legali, contratti, diffide, richieste eccetera con l'utilizzo della firma digitale e trasmettere il tutto con pochi clic alla casella di Pec della società pubblicata nel Registro delle imprese.

Consultazione telematica degli indirizzi di Pec

La consultazione per via telematica dei singoli indirizzi di posta elettronica certificata nel Registro delle imprese o negli albi o elenchi costituiti ai sensi del presente articolo avviene liberamente e senza oneri.

L'estrazione di elenchi di indirizzi è consentita alle sole P.A. per le comunicazioni relative agli adempimenti amministrativi di loro competenza (art. 16, comma 10, D.L. n. 185/200).

 

tempi di attuazione

Le tempistiche per adempiere alla nuova normativa sono differenti.

1.       Nuove imprese

Per le nuove imprese societarie che si costituiscono e si debbono iscrivere nel Registro delle imprese, l'obbligo è scattato dal 29 novembre 2008 e l'indirizzo PEC va inserito nel modello S1 riquadro 5 (software Fedra 6.0 o versione equivalenti) per gli atti costitutivi di società.

La domanda di iscrizione nel Registro delle imprese è effettuata a cura degli studi notarili .

Si ricorda, inoltre, che la casella di posta elettronica certificata viene attribuita gratuitamente (per un anno) e con immediatezza in seguito all’invio telematico del mod. S1 con la comunicazione unica per la nascita dell’impresa (art. 9 L. 40/2007; v. www.registroimprese.it). Si invita pertanto ad utilizzare questo nuovo strumento.

2.       società già iscritte al Registro delle imprese

A partire dal 29 novembre 2008 - sono tenute a indicare il proprio indirizzo di posta elettronica certificata nella domanda di iscrizione al Registro delle imprese (art. 16, comma 6, D.L. n. 185/2008, ).

Entro tre anni dalla data di entrata in vigore della presente legge tutte le imprese, già costituite in forma societaria alla medesima data di entrata in vigore, dovranno comunicare al Registro delle imprese l'indirizzo di posta elettronica certificata.

Si ricorda che l’utilizzo del programma “Comunica Impresa” o “Comunica” consente l’ottenimento immediato di un indirizzo di Posta Elettronica Certificata. In questo caso l’indirizzo della casella di posta elettronica certificata va indicato nel mod. S2, riquadro 5.

3.       professionisti 

I professionisti iscritti in albi ed elenchi istituiti con legge dello Stato comunicano ai rispettivi ordini o collegi il proprio indirizzo di posta elettronica certificata entro un anno dalla data di entrata in vigore della presente legge.

Gli ordini e i collegi sono tenuti a pubblicare in un elenco consultabile in via telematica i dati identificativi degli iscritti con il relativo indirizzo di posta elettronica certificata (art. 16, comma 7, D.L. n. 185/2008).

4.       Pubbliche Amministrazioni

Le Amministrazioni pubbliche, qualora non abbiano provveduto, sono tenute ad istituire una casella di posta certificata per ciascun registro di protocollo dandone successivamente comunicazione al CNIPA, il quale provvede alla pubblicazione di tali caselle in un elenco consultabile per via telematica (art. 16, comma 8, D.L. n. 185/2008 ).

 

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